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Notes cliniques : Nos meilleurs conseils pour assurer des consultations d’expert et la tenue des dossiers
Les mois d’hiver sont idéaux pour les nouveaux clients et les clients réguliers qui souhaitent profiter de services d’épilation au laser. La nouvelle année est également une excellente occasion pour proposer d’autres services au laser à une clientèle qui cherche à se mettre en valeur. Dans les notes cliniques de ce mois-ci, nous discuterons des pratiques de consultation et de tenue de dossiers qui peuvent contribuer à obtenir de meilleurs résultats professionnels et à renforcer la confiance des clients.
- Accordez suffisamment de temps à la consultation des clients et à leur accueil à la réception avant chaque visite.
Comme expliqué dans votre formation LaserSmart, une consultation digne de ce nom est cruciale avant de commencer tout traitement. Cette consultation prétraitement vous permettra de réaliser une évaluation approfondie, de communiquer des attentes et des délais réalistes à vos clients et d’effectuer un test épicutané complet. Ce test est essentiel pour déterminer les traitements appropriés, les paramètres de traitement et éviter tous éventuels dommages résultant d’une faute involontaire. Assurez-vous de prendre une photo de votre test épicutané avant et après. Gardez toujours à portée de main le dossier de chaque client contenant ses notes de consultation et ses photos avant/après.
Le fait de ne pas vous précipiter lors d’une consultation vous donnera le temps de déterminer un plan de traitement personnalisé pour chaque client; les traitements esthétiques sur mesure constituent un service très prisé. Vos clients auront le temps de poser leurs questions, de réfléchir aux éventuels traitements complémentaires et de renforcer leur confiance en vos services.
- Réfléchissez à l’environnement dans lequel vous accueillez vos clients pour vos consultations.
Un espace privé, de bons sièges et une configuration de la pièce professionnelle et agréable créeront une ambiance plus appréciable et relaxante pour vos clients. Une consultation bâclée ou réalisée n’importe où traduit une certaine négligence et peut provoquer la confusion dans l’esprit des clients. La qualité des soins que vous offrez doit se refléter dans chacune des étapes de l’expérience des clients.
La reconfiguration de votre espace de consultation n’a pas besoin d’être coûteuse; en pensant stratégiquement, vous pourrez y arriver avec un petit budget afin de pouvoir investir votre argent dans d’autres ressources. Cependant, cela implique de l’attention et un certain investissement. Ces ajustements vous permettront également d’avoir un espace pour promouvoir passivement d’autres services grâce à une image de marque et des supports de qualité.
- Soyez attentif lors de la détermination du type de peau de vos clients et lors de leur test épicutané, posez-leur des questions supplémentaires et reformulez-les si besoin.
Lorsque vous posez des questions à vos clients, réfléchissez aux différentes façons dont un même mot peut être interprété par différentes personnes. Une étude réalisée en 2020 a montré que le fait de ne pas prendre ce facteur en compte pouvait mener à des évaluations erronées. Lorsque vous demandez à un ou une client(e) comment sa peau réagit au soleil, pensez à formuler vos questions comme suit :
- Votre peau est-elle irritée après une exposition au soleil?
- Votre peau est-elle sensible ou vous démange-t-elle après une exposition au soleil?
Consultez votre manuel LaserSmart pour plus de conseils.
Lorsque vous réalisez une évaluation du type de peau, gardez en tête que de nombreuses personnes issues d’un métissage n’entrent peut-être pas dans des catégories ethniques précises. C’est notamment le cas pour les peaux de couleur, pour lesquelles une plus grande attention sera nécessaire au moment de l’évaluation du type de peau. Il peut exister une différence considérable même au sein des types de peau classés V ou VI. Lorsqu’un doute persiste entre deux niveaux, il convient donc toujours de choisir le niveau le plus haut, par précaution. Les peaux plus foncées sont plus sujettes aux brûlures et aux tâches de pigmentation en cas de choix inadapté.
- Gardez toute la documentation, les documents signés et les photos avant/après à portée de main.
Une documentation digne de ce nom est essentielle pour avoir toutes les informations nécessaires à portée de main au cas où vous, votre personnel ou vos clients auraient des questions. Pensez à numériser ces documents pour les retrouver plus facilement. Un conseil de pro : prenez des photos pour documenter la progression des traitements de vos clients après chaque séance. Non seulement vous vous constituerez une bibliothèque de photos avant/après, mais vos clients pourront également garder une trace de leurs progrès au fil du temps, au cas où des questions leur viendraient à l’esprit. Assurez-vous de recueillir l’autorisation signée de vos clients pour obtenir et montrer toute photo avant/après.
En appliquant les meilleures pratiques lors de vos consultations et de la consignation des informations relatives à vos clients, vous pourrez établir une meilleure relation avec eux, vous sentir plus à l’aise et réellement parvenir à de meilleurs résultats de traitement. Il est également primordial que tous les membres de votre équipe connaissent ces meilleures pratiques et les mettent en application avec chaque client. En expliquant l’importance de chaque pratique, vous pourrez mieux garantir une expérience positive pour votre équipe et vos clients, c’est l’un des facteurs les plus déterminants pour la réussite d’un traitement!